אחד הגורמים להפסד של עסקים קטנים ובינוניים העוסקים בשיווק ומכירה של מוצרים ושירותים הוא גניבה מהקופה של העסק. אנו עדים לבעיה זו במספרות, חנויות מצרכי מזון, חנויות המשווקות מוצרים לבעלי חיים, מעדניות ומגוון רחב של עסקים המתנהלים במזומן בדרך כלל. קיימות מספר דרכים למנוע את הגניבות הללו ולגרום להרתעה. במאמר זה נסקור את כל הדרכים לעשות זאת.
התקנת מצלמות אבטחה בעסק
מצלמות אבטחה מסוגלות לא רק לאפשר לכם לזהות מי בצע מעילה בקופה או גנב מוצרים אלא גם להרתיע את העובדים והלקוחות מלבצע פעולות אלה. חשוב לשמור על המידע הנקלט במצלמות הוידאו ואף להציג בפני העובדים והצרכנים חווי באמצעות מסך לנקלט במצלמה. בדרך כלל, בעסקים רבים, נציג מצלמה אחת מעל הקופה ומצלמות נוספות הפונות לדלת הכניסה, למוצרים היקרים בעסק ולכניסה לאזור בו ממוקמת כספת בעסק.
מעבר לקופה ממוחשבת
קופות ממוחשבות מאפשרות לנהל את מרבית הפעילות העסקית באמצעות רישום מסודר של כל אחת מהפעולות המתבצעות בקופה. ניתן, בכל עת, לדעת מה הסכום המזומן שאמור להיות בקופה (למעט הסכום שהוזן בתחילת היום לעודף) וכן לקבל באמצעות הקופה הממוחשבת גם כרטיסי אשראי. כיום, קופות אלה מסוגלות גם לנהל את רישום שעות העבודה של העובדים וכך ניתן לדעת מי העובד שהיה אחראי על הקופה בכל שעה.
ביצוע בדיקות אקראיות לכמות המזומן בקופה
בין המשמרות של העובדים חשוב לבצע ספירה מסודרת של המזומן בקופה. בנוסף, כדאי לבצע גם בדיקות אקראיות במהלך היום. אם אתם עובדים עם קופה מיושנת תוכלו להוציא חישוב של ההכנסות במזומן עד כה. באמצעות קופה ממוחשבת תוכלו לדעת את הסכום המדויק שיש, גם אם אתם נמצאים במיקום מרוחק מהעסק, ולבקש מהעובד לספור את המזומן בקופה ולדווח לכם. אם התקנתם מצלמה תוכלו לראות את הספירה ולוודא כי הסכום שדווח אכן נמצא על הדלפק בזמן הספירה. העובדה כי יש בדיקות אקראיות לאורך כל היום תמנע השארת סכום מזומן עודף בקופה, אך כיצד תמנעו מהעובדים לבצע רכישות מבלי לרשום עליהן חשבונית? מיד תגלו.
"לא קיבלת חשבונית? דווח לבעל העסק"
אחת הדרכים היעילות למנוע עסקאות שעובדים מבצעים ללא חשבונית היא באמצעות הפעלת הלקוחות שלכם. בעסקים רבים בארה"ב מופיע שלט הנושא את מספר הטלפון של בעל העסק עם כיתוב באנגלית שמשמעו: "לא קיבלת חשבונית? דווח לבעל העסק". כך, לקוחות אקראיים בעסק יכולים לסייע לך לשמור עליו. בנוסף, תראו טוב יותר מול רשויות המס כאשר אתם מדגישים שאתם נלחמים בהון שחור. במידה ואחד העוברים שלכם נתפס על גניבה מהקופות של העסק, אתם כמובן רשאים לפטר את העובד מבלי לגרוע מכל זכויות עובד שמגיעות לו כמפוטר.
לסיכום, על מנת למנוע גניבות בעסק תוכלו להתקין קופות ממוחשבות, מצלמות אבטחה, לבצע בדיקות אקראיות למזומן בקופה ואפילו להפעיל את הלקוחות שלכם בדיווח ישיר על כך ששילמו על מוצר מבלי לקבל חשבונית. נכון, קשה מאד למנוע את כל הגניבות, אך באמצעות מספר פעולות פשוטות ניתן למזער אותן למינימום.
