תיקונים 24 ו - 25 לחוק הגנת השכר, אשר נכנסו לתוקפם בשנת 2009, קובעים כי נטל ההוכחה בנוגע להיקף שעות העבודה של העובדים חל על המעביד. זוהי חובתו של המעביד, על פי חוק, לנהל את שעות העבודה של העובדים, כולל רישום שעת תחילת העבודה והסיום בכל יום, ניהול ימי מחלה והיעדרות מהעבודה, וסיכום סך השעות לתשלום בתעריפים השונים על פי חוק. את המידע הזה על המעביד לכלול בתלוש השכר החודשי של העובד.
ניהול שעות העובדים ראוי שיתנהל באופן מוסדר אוטומטית, למשל באמצעות שימוש במערכות חדשניות המשלבות שעון נוכחות עם מערכת הפקת דו"חות - כזו המפחיתה את "טעויות האנוש" למינימום ומבטיחה ניהול מדוייק, יציב, אמין ואיכותי. על ניהול שעות עובדים על פי חוק הגנת השכר - במאמר שלפניכם.
שעון נוכחות - ניהול מדויק ואמין של שעות עבודה בקבוצות עובדים שונות
מערכות חכמות המכילות שעון נוכחות פיזי או מקוון, מאפשרות ניהול חכם של שעות הנוכחות של כל קבוצת עובדים על פי מדרגות השכר שלהם, כמו גם הפקה נוחה של דוחות ותלושי משכורת. על פי חוק, אין חובה בהתקנה של שעוני נוכחות, אם כי נקבע כי אם רישום שעות הנוכחות של העובד אינו מבוצע באמצעים דיגיטליים, על הרישום להתנהל על ידי האחראי על העובד, בחתימת הן העובד והן האחראי שמונה על העובד מטעם המעביד, בכל יום.
חשוב לציין, כי החוק מתיר ניהול שעות עבודה ונוכחות באמצעות ארבעה ערוצים: באמצעים מכאניים, דיגיטאליים, אלקטרוניים, או בחתימה ידנית הן של העובד והן של הממונה עליו. אם כן, ניתן על פי חוק להשתמש גם במערכות ניהול נוכחות אינטרנטיות, המאפשרות ניהול שעות של עובדים מחוץ למשרד, או דרך מכשיר הסמארטפון של העובד, באמצעות אפליקציות ייעודיות.
המלצות לניהול נוכחות יעיל למעבידים
- הקפידו על ניהול מוסדר של שעות העבודה עבור כל עובד. דעו, כי בכל מקרה של אי הסכמה או ניהול לא על פי התיקון לחוק הגנת השכר של שעות העובד - קמה לעובד הזכות לתבוע את הארגון וחובת ההוכחה תחול על המעביד
- הקפידו על ייצוג כל הנתונים הנדרשים על פי חוק בכל תלוש משכורת של כל עובד, כולל שעות העבודה החודשיות
- הקפידו לשמור את כל הנתונים, כולל שעות העבודה החודשיות של כל עובד, למשך שבע שנים - משך תקופת ההתיישנות בנושא שעות עבודה
- הקפידו על תשלומים, ניכויים, והפקדות לטובת חסכונות לטווח ארוך של העובד על פי חוק
